hal yang harus dilakukan dalam komunikasi formal

Dalam komunikasi formal, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk memastikan pesan yang disampaikan efektif, profesional, dan sesuai dengan konteks. Berikut adalah beberapa hal yang harus dilakukan dalam komunikasi formal:

1. Gunakan Bahasa yang Tepat dan Sopan

• Pilih kata-kata yang sopan dan formal. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu santai atau slang, terutama jika berbicara dengan dosen, atasan, atau rekan kerja profesional.
• Contoh:
  • Formal: "Saya ingin mengonfirmasi jadwal pertemuan kita besok."
  • Tidak Formal: "Kapan kita ketemu besok?"

2. Tegas dan Jelas dalam Menyampaikan Pesan

• Komunikasi formal harus langsung dan jelas, tanpa terlalu banyak perulangan atau kebingungannya. Hindari kalimat berbelit-belit.
• Gunakan kalimat yang padat dan tidak ambigu, agar pesan yang disampaikan mudah dipahami.
• Contoh:
  • Formal: "Saya akan menyelesaikan tugas ini sebelum tenggat waktu yang ditentukan."
  • Tidak Formal: "Kayaknya aku bisa selesai tugasnya kalau nggak terlalu susah."

3. Gunakan Struktur Kalimat yang Benar

• Pastikan kalimat yang Anda gunakan memiliki struktur yang benar, dengan subjek, predikat, dan objek yang jelas. Hindari kalimat yang terlalu panjang dan membingungkan.
• Contoh:
  • Formal: "Dengan ini, saya mengajukan permohonan untuk cuti selama dua hari, mulai tanggal 25 hingga 26 Maret."
  • Tidak Formal: "Aku mau izin cuti deh dua hari, nanti tanggal 25-26."

4. Perhatikan Etika dalam Komunikasi

• Selalu menunjukkan sikap hormat terhadap lawan bicara, baik dalam bentuk tulisan maupun percakapan lisan.
• Jangan menginterupsi saat orang lain berbicara, dan pastikan Anda memberikan kesempatan bagi mereka untuk mengungkapkan pendapatnya.
• Contoh:
  • Formal: "Terima kasih atas waktu yang telah Anda luangkan untuk pertemuan ini."
  • Tidak Formal: "Makasih ya, udah dengerin."

5. Menjaga Keteraturan dan Ketepatan Waktu

• Dalam komunikasi formal, selalu pastikan bahwa Anda menghargai waktu orang lain. Datang tepat waktu untuk rapat, atau kirimkan balasan email tepat waktu jika diminta.
• Jika Anda mengatur pertemuan atau janji, pastikan untuk mempersiapkan diri sebelumnya dan menginformasikan jika terjadi perubahan.
• Contoh:
  • Formal: "Saya ingin mengingatkan bahwa pertemuan kita akan dimulai pukul 09:00 pagi."
  • Tidak Formal: "Eh, kita jadi ketemu jam 9 kan?"

6. Perhatikan Tanda Baca dan Tata Bahasa dalam Tulisan

• Dalam komunikasi formal, penggunaan tanda baca yang benar dan tata bahasa yang sesuai sangat penting. Hal ini menunjukkan profesionalisme dan memperjelas maksud Anda.
• Pastikan untuk memeriksa email atau surat sebelum mengirimkan, untuk memastikan tidak ada kesalahan ketik atau tanda baca yang salah.
• Contoh:
  • Formal: "Apakah Anda bisa mengonfirmasi apakah jadwal pertemuan telah diperbarui?"
  • Tidak Formal: "Kamu bisa konfirmasi jadwal nggak?"

7. Gunakan Salinan yang Sesuai (Jika Mengirim Pesan Tertulis)

• Jika Anda mengirim pesan tertulis (misalnya, email), pastikan untuk menggunakan salinan atau lampiran yang sesuai, seperti subjek email yang jelas, salam pembuka yang sopan, dan penutupan yang formal.
• Contoh:
  • Email Formal:
    • Subjek: "Permohonan Cuti pada Tanggal 25-26 Maret"
    • Salam Pembuka: "Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama],"
    • Isi Pesan: "Dengan hormat, saya mengajukan permohonan untuk cuti pada tanggal 25 hingga 26 Maret..."
    • Penutupan: "Hormat saya, [Nama]"

8. Tanyakan dengan Tepat

• Dalam komunikasi formal, jika Anda membutuhkan klarifikasi atau informasi lebih lanjut, pastikan untuk bertanya dengan sopan dan tepat. Ini menunjukkan rasa hormat terhadap orang yang Anda ajak bicara.
• Contoh:
  • Formal: "Apakah Anda dapat memberikan penjelasan lebih lanjut mengenai prosedur ini?"
  • Tidak Formal: "Bisa jelasin lagi nggak soal ini?"

9. Menghindari Teriakan atau Nada Marah

• Dalam komunikasi formal, terutama melalui email atau surat, hindari menggunakan huruf kapital semua atau tanda seru berlebihan, yang dapat menunjukkan bahwa Anda sedang marah atau kesal.
• Contoh:
  • Formal: "Mohon agar masalah ini dapat segera diselesaikan."
  • Tidak Formal: "INI HARUS SEGERA SELESAI!!!"

10. Fokus pada Tujuan Komunikasi

• Pastikan tujuan Anda dalam komunikasi formal jelas. Jika Anda mengadakan pertemuan, email, atau diskusi, pastikan untuk tetap pada topik dan menghindari percakapan yang tidak relevan.
• Contoh:
  • Formal: "Tujuan dari rapat ini adalah untuk membahas laporan perkembangan proyek."
  • Tidak Formal: "Kita ngobrol-ngobrol dulu sebelum bahas laporan, ya?"

---

Contoh Kasus Komunikasi Formal:

1. Email Permintaan Izin Cuti:

   • Subjek: Permohonan Cuti pada Tanggal 25-26 Maret
   • Isi:
     "Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama],
     Dengan hormat, saya [Nama], mahasiswa program studi [Nama Program], ingin mengajukan permohonan cuti selama dua hari, mulai tanggal 25 hingga 26 Maret 2025, dikarenakan [alasan].
     Saya berharap permohonan ini dapat disetujui. Terima kasih atas perhatian dan kesempatan yang diberikan.
     Hormat saya,
     [Nama]"

2. Pertanyaan Formal dalam Rapat:

   • "Maaf, saya ingin mengklarifikasi mengenai langkah-langkah selanjutnya yang harus kami ambil dalam proyek ini. Apakah ada perubahan terkait jadwal yang telah disepakati?"

 

Sumber : http://akbidsehati-medan.ac.id/berita/detail/hal-yang-harus-dilakukan-dalam-komunikasi-formal